07 avril 2021

Gestionnaire des finances et des opérations

Employeur : Société Économique de l’Ontario (SÉO)
Ville : OTTAWA
Date prévue d’entrée en fonction : Dès que possible
Type de contrat : Permanent
Nombre d’heures par semaine : 35 h
Salaire : Le salaire est fixé selon l’expérience et l’échelle salariale des conditions de travail des employés de la Société Économique de l’Ontario, en plus de bénéficier d’avantages sociaux concurrentiels.
Responsabilités

Gestion budgétaire (50%)
•    Prépare les prévisions budgétaires de la SÉO pour l’ensemble des secteurs de l’organisation, en fonction des entrées de fonds prévues ; est appelé à les présenter au directeur général aux fins de réajustement, si nécessaire. 
•    Prépare des budgets en fonction de chaque entente financière renouvelée ou prévue entre la SÉO et les bailleurs de fonds. 
•    Gère les processus d’entrées de fonds par l’entremise des procédures de demandes de remboursement des bailleurs de fonds de la SÉO, des subventions de divers projets et des revenus tirés des produits et services offerts à la clientèle. 
•    Gère et contrôle, de manière quotidienne, l’ensemble des processus liés à la tenue de livres de la SÉO en incluant les comptes à payer, les comptes à recevoir ainsi que la gestion de la paie. 
•    Impartit les entrées de fonds de chaque entente financière en fonction des projets et des programmes attitrés.
•    Procède, de manière rigoureuse et régulière, aux contrôles budgétaires et à l’analyse des revenus et des dépenses par secteurs.
•    Vérifie l’exactitude des dépenses par l’entremise des cartes de crédit autorisées en conformité avec les politiques et les procédures établies par la SÉO; effectue une conciliation des cartes de crédit des employés en égard aux documents de dépenses et des relevés de cartes reçus. 
•    Prépare, mensuellement, les données budgétaires (les résultats des analyses) de chaque secteur et les fait parvenir aux gestionnaires et au directeur général aux fins de discussion, de soutien aux décisions et de réajustement budgétaire, si nécessaire.
•    Révise et produit les états financiers sur une base trimestrielle, fournit des explications quant aux écarts possibles et effectue les suivis en ce qui a trait aux corrections ; est appelé à les présenter au directeur général et au conseil d’administration.
•    Prépare, trimestriellement, les demandes de remboursement destinées à chaque bailleur de fonds et liées aux dépenses de projets et de programmes de la SÉO; est appelé à préparer les factures (pièces justificatives), coder les données financières, répondre aux vérificateurs externes des bailleurs de fonds etc…
•    Effectue les suivis nécessaires liés au calendrier de versement qui accompagne chacune des ententes avec les bailleurs de fonds et veille à ce que tous les fonds prévus dans les ententes soient éventuellement versés à la SÉO; entretient des relations stables et durables auprès des différents partenaires financiers en leur fournissant des données et des réponses appropriées.
•    Révise, avec certains des gestionnaires, les ententes de bailleurs de fonds permettant une gestion efficiente des budgets des programmes.
•    Agit à titre de personne-ressource auprès des gestionnaires quant à la gestion de leurs ressources financières respectives de leurs secteurs. 
•    Contrôle les budgets (dépenses et recettes) afin de garantir la conformité des plans opérationnels et des autorisations de dépenses; effectue, mensuellement, une conciliation bancaire confirmant l’équilibre financier entre les demandes de remboursement envoyées et reçues des bailleurs de fonds.  
•    Surveille et évalue, à l’interne, l’intégrité financière, l’efficacité et l’efficience des systèmes financiers de la SÉO en établissant des politiques, des directives, des procédures et des systèmes de contrôle administratif et financier à l’appui des livrables et des projets organisationnels et aux principes comptables généralement reconnus.
•    Veille à ce que les politiques organisationnelles ayant une incidence financière soient suivies par le personnel de la SÉO.

Comptes payables
•    Ouvre les comptes « projets » (code financier) appropriés en fonction de l’information reçue du comité de gestion de projets.
•    Reçoit les factures encodées selon les modalités organisationnelles (livrables subventionnés par les bailleurs de fonds), révise l’encodage, les approuve ou les fait approuver selon les montants puis procède à l’entrée des factures dans le système comptable. 
•    Prépare les chèques, les signe ou verse les montants à partir de versements automatiques (dépôts directs dans le compte des fournisseurs approuvés).
•    Effectue les calculs et procède aux remises de l’impôt santé des employeurs. 

Gestion financière annuelle
•    Participe à la compilation du dossier de fin d’exercice en procédant aux écritures de fin d’année requise. 
•    Reçoit les directives de la firme de vérification, de manière quotidienne, pendant la période de vérification financière, prépare et fournit les documents nécessaires pour la vérification de fin d’année; est appelé à demeurer disponible, tout au long du processus de vérification, afin de répondre à toutes les questions de la firme. 
•    Prépare les rapports de taxe de vente harmonisée. 
•    Rédige, selon les besoins, les politiques et procédures liées à la saine gestion financière de la SÉO (utilisation des cartes de crédit, temps supplémentaire, allocation du per diem, déplacement etc…).

Gestion des processus administratifs en gestion des ressources humaines 
•    Développe et maintient à jour un plan de contingence en cas d’absence prolongé du poste de gestionnaire des finances et des opérations.
•    Met en œuvre et interprète le guide des employés à partir de communications établies avec les gestionnaires.
•    Fait état de l’évolution des dossiers dans son champ d’intervention, élabore et présente des informations et analyses permettant à la direction générale de prendre des décisions éclairées. 

Gestion des dossiers d’appels d’offres (10%)
Coordonne, en étroite collaboration avec les gestionnaires, les appels d’offres externes en fonction du processus suivant : 
o    Définit les critères de présélection conjointement avec le directeur du secteur approprié 
o    Obtient l’information et prépare le contenu de l’appel d’offres, le fait distribuer parmi des firmes, des consultants ou des réseaux appropriés
o    Reçoit les devis et en fait un tri 
o    Appuie la direction du secteur dans le choix de la firme ou du consultant 
o    Obtient le contrat de services 
o    Fait coordonner les signatures de parties concernées 

Cadre de gestion des projets
•    Participe, à titre de membre du comité de direction, aux discussions menant vers les recommandations d’approbation ou de rejet des projets présentés. 
•    Participe, à titre de membre du comité de gestion, à l’étude des projets d’une perspective financière, ainsi qu’aux travaux du comité de gestion, soit l’ensemble des étapes requises dans la gestion de tous les projets de la SÉO ; est appelé à collaborer à l’identification des ressources financières et matérielles requises au sein des projets.
•    Contribue à l’amélioration continue des processus en gestion de projets, et ce, à titre de membre du comité de gestion. 

Soutien à la direction générale et au conseil d’administration (20%)
•    Conseille la direction générale en matière d’administration générale, de comptabilité, des possibilités et des contraintes financières de la SÉO, de l’affectation ou la réaffectation des fonds à l’intérieur du budget selon les besoins et les possibilités prévues par les directives des bailleurs de fonds. 
•    Conseille le directeur général et le conseil d’administration quant aux enjeux généraux liés au budget de fonctionnement, aux salaires, à la rationalisation, à la gestion financière afin que la SÉO maintienne une saine gestion organisationnelle.
•    Fournit, selon les besoins, les données financières pertinentes et utiles pour le rapport annuel. 

Gestion d’ententes externes (10%)
•    Gère les ententes de services externes entre la SÉO et des groupes communautaires. 
•    Fournit, aux gestionnaires de ces groupes, un soutien en matière de saine gestion financière afin que la tenue de livres soit effectuée selon les principes comptables généralement reconnus.
•    Procède au versement d’avances de fonds selon les ententes signées. 
•    Répond aux questions des représentants de ces groupes communautaires et formule des recommandations de corrections, selon les besoins.
•    Agit à titre de personne-ressource en matière de vérification comptable leur permettant de gérer avec autonomie et efficience les ressources financières qui leur sont destinées par l’entremise des ententes provenant de bailleurs de fonds. 

Gestion des ressources matérielles (5%)
•    Identifie et formule des recommandations de pratiques d’achats de ressources matérielles permettant de réduire les coûts pour la SÉO. 
•    Reçoit, de la part du personnel, les soumissions des fournisseurs, en ce qui a trait à l’achat d’équipement de bureau ou de ressources matérielles significativement élevées; en fait l’approbation lorsque la situation s’y prête.  
•    Effectue des comparatifs de coûts lors des prévisions d’achats d’équipement et de matériel de plus grande envergure afin de respecter les budgets approuvés.

Gestion des ressources humaines de l’équipe (1%)
•    Gère une équipe d’employé(s), selon les besoins du secteur, en matière de dotation, d’orientation, de formation, d’évaluation annuelle du rendement, de leur cheminement de carrière et d’identification de la relève.
•    Agit à titre de coach auprès de ses employés en ce qui a trait à la prestation de travail leur permettant d’accomplir, de manière autonome, le travail avec confiance et compétence.
•    Détermine le travail réalisable en lien avec le financement obtenu et leur assigne des projets, selon les besoins.
•    Annuellement, rédige et offre de la rétroaction à chaque employé sous sa responsabilité en ce qui a trait au rendement attendu; est appelé à appuyer un plan de développement professionnel ainsi que des objectifs annuels de rendement et à effectuer des rencontres de suivi. 

Membre de l’équipe de gestion de la SÉO (4%)
•    Contribue activement aux rencontres de l’équipe de la SÉO ainsi qu’aux rencontres de gestion. 
•    Participe activement à développer l’esprit d’équipe et l’engagement envers les valeurs de la SÉO.
•    Promeut, de façon active, les produits, les services et les événements liés à la mission, à la vision de la SÉO, et ce, en participant à des activités permettant à l’organisation d’accroître sa présence. 

Divers
Toutes autres tâches connexes, liées au champ d’intervention du poste, qui lui seraient confiées par son supérieur immédiat.
 

Exigences

EXIGENCES ACADEMIQUES, EXPERIENCE PROFESSIONNELLE 
•    Baccalauréat en administration avec spécialisation en comptabilité, en finances, en administration des affaires, en administration publique ou dans toute autre discipline liée au poste. 
•    Un minimum de cinq ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.  
•    Ou une combinaison de scolarité et d’expérience qui pourrait être jugée comparable.

CONNAISSANCES DIVERSFIEES
•    Excellentes connaissances des principes et pratiques comptables généralement reconnues, des systèmes de contrôle de la gestion, des théories et principes de gestion et des pratiques exemplaires qui s’appliquent à la fonction de contrôle, à la gestion financière à l’administration financière et à la comptabilité pour faire en sorte que les politiques et systèmes de l’organisme respectent ces critères. 
•    Excellentes connaissances des pratiques de budgétisation, d’établissement de prévisions et d’analyse des tendances afin de préparer et d’analyser des données financières en vue de formuler des recommandations à l’intention de la direction. 
•    Très bonnes capacités linguistiques orales et écrites en français ; bonnes capacités linguistiques orales et écrites en anglais. 
•    Capacité d’utilisation des appareils usuels de bureau, l’internet, le courrier électronique.
•    Maîtriser la Suite Microsoft, le logiciel de paie ADP et ACCPAC.

COMPETENCES RECHERCHEES 
•    Faire preuve d’intégrité, de respect de l’éthique et des valeurs
•    Fait preuve d’une grande d’autonomie 
•    Grande précision, rigueur et attention aux détails 
•    Axé vers l’atteinte des résultats 
•    Capacité à établir des priorités
•    Savoir planifier dans son champ d’expertise 
•    Maîtrise de soi
•    Avoir de très bonnes capacités intellectuelles
•    Savoir gérer les conflits

CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES
•    Être disponible, à l’occasion, en soirée et certaines fins de semaine pour répondre aux besoins organisationnels.
•    Capacité d’utiliser les logiciels de bureau de dernière heure et de s’adapter à de nouvelles technologies et/ou méthodes de travail.
•    Travailler à distance des employés qui composent son équipe.

RÉMUNÉRATION 
Le salaire est fixé selon l’expérience et l’échelle salariale des conditions de travail des employés de la Société Économique de l’Ontario, en plus de bénéficier d’avantages sociaux concurrentiels.

Société Économique de l’Ontario (SÉO)

Relevant du directeur général, le gestionnaire des finances et des opérations veille à la saine gestion financière de la SÉO par la mise en œuvre de contrôles financiers et matériels. Le titulaire du poste prépare le budget de la SÉO en tenant compte, d’une part, des prévisions de revenus provenant de diverses sources dont des subventions et des ventes de produits et services, et d’autre part, de dépenses prévisionnelles liées au travail de la SÉO. Il est appelé à préparer le dossier de fin d’exercice aux fins de vérification comptable annuelle externe. De plus, le gestionnaire des finances et des opérations agit à titre de personne-ressource auprès du directeur général, des gestionnaires de secteurs ainsi que du conseil d’administration en ce qui a trait à la gestion financière des ententes des bailleurs de fonds, la préparation et la présentation de rapports financiers équilibrés ainsi qu’aux enjeux généraux de saine gestion financière. Par ailleurs, il soutient, par son expertise en gestion financière, des groupes communautaires dont le RDÉE est le récipiendaire d’ententes de services externes par l’entremise de divers bailleurs de fonds. Enfin, le titulaire pourrait aussi être appelé à gérer un ou deux employés, en fonction de la croissance organisationnelle.  

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation, à l’attention de Joyce Francisco, à l’adresse courriel suivante : emplois@seo-ont.ca.

  • Indiquer dans l’objet du courriel le titre du poste et la région de travail
  • Comment nommer vos documents en pièces jointes : votre prénom + nom CV / votre prénom + nom LP
  • Seules les candidatures envoyées à l’adresse courriel emplois@seo-ont.ca et qui respectent les consignes d'envoi de documents seront considérées

Date limite pour postuler : 23 avril 2021 inclusivement