Assistante administrative

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
•    Assurer le maintien des dossiers et des autres banques d’information dans le système interne lié au programme Employabilité et Immigration      
•    Utiliser des systèmes automatisés internes de soutien pour entrer les données
•    Effectuer des opérations (calculs, vérifications, entrée et extraction de données, contrôle de l’intégrité des données)
•    Préparer les rapports prescrits
•    Répondre aux demandes de la clientèle transmise par téléphone, par courriel ou par écrit concernant de l’information liée aux activités de mentorat
•    Rassembler et/ou rédiger la documentation administrative devant être utilisée par l’équipe
•    Compiler les renseignements des candidats et des employeurs dans la base de données et faire des analyses préliminaires. 
•    Traiter les communications reçues et envoyées.
•    Tenir à jour les calendriers.
•    Gérer les réunions internes et externes, notamment les invitations, les ordres du jour, la distribution de documents, la rédaction des procès-verbaux, la préparation du lieu de la réunion, les besoins de services de traiteur et le soutien pour la téléconférence.
•    Concevoir et produire, avec l’aide des autres membres du personnel, des bulletins, des brochures et des feuilles de renseignements à distribuer.
•    Tenir à jour du répertoire des parties prenantes du programme (autorités gouvernementales, départements ministériels, secteur privé, et les services en relation avec le programme).
•    Gérer le calendrier des réunions et des événements dans le cadre de l'exécution du programme.
•    Organiser et participer aux réunions de suivi du programme et rédaction de compte-rendu.
•    Appuyer les conseillers en employabilité pour la préparation, l’envoi et la réception des correspondances relatives aux activités du projet.
•    Toutes autres tâches connexes, liées au champ d’intervention du poste, qui lui seraient confiées par son superviseur immédiat.

Gestion administrative des clients
•    Inscrire les clients dans les bases de données spécifiques et faire compléter les formulaires selon les modalités opérationnelles du programme.
•    Rédiger des notes évolutives dans chaque dossier des clients suivis.
•    Compiler mensuellement et remettre au personnel approprié tous les rapports, les suivis, les interventions, les statistiques et les résultats des interventions de chaque client selon les modalités du programme.
•    Soutenir la mise en place de processus d’organisation des formations, planification des ateliers, des inscriptions, des suivis liés aux différents programmes de formations en ligne. 
•    Assurer la compilation des données. 
•    Assister dans l’organisation des activités de réseautage en ligne. 
•    Soutenir les fonctions administratives liés au projet.