Supérieur immédiat : Gestionnaire Activ'Emploi
Catégorie: Temps plein (35h/semaine)
Durée: Contrat jusqu’au 31/03/2026 avec possibilité de renouvellement
Date d'entrée en fonction : Dès que possible
Lieu de travail : Ottawa - Hybride
Vous aimez relever les défis ? Vous souhaitez intégrer une équipe qui a pour valeur l’excellence, la collaboration,
l'empathie, la transparence et l’inclusion? Si vous êtes une personne possédant ces qualités, rejoignez l’équipe, à la
Société Économique de l’Ontario (SÉO), le seul réseau provincial en développement économique et en employabilité.
SOMMAIRE DU POSTE
Relevant du gestionnaire du Programme Activ’Emploi+, le titulaire du poste est responsable de fournir un soutien opérationnel à l’équipe fonctionnelle qui appuie et accompagne une clientèle de nouveaux arrivants francophones qualifiés dans leur recherche d’emploi ou dans le démarrage d’une entreprise, et ce, dans les régions assignées sur le territoire ontarien.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
• Assurer le maintien des dossiers et des autres banques d’information dans le système interne lié au programme Employabilité
• Utiliser des systèmes automatisés internes de soutien pour entrer les données
• Effectuer des opérations (calculs, vérifications, entrée et extraction de données, contrôle de l’intégrité des données)
• Préparer les rapports prescrits
• Répondre aux demandes de la clientèle transmise par téléphone, par courriel ou par écrit concernant de l’information liée aux activités de mentorat
• Rassembler et/ou rédiger la documentation administrative devant être utilisée par l’équipe
• Compiler les renseignements des candidats et des employeurs dans la base de données et faire des analyses préliminaires.
• Traiter les communications reçues et envoyées.
• Tenir à jour les calendriers.
• Gérer les réunions internes et externes, notamment les invitations, les ordres du jour, la distribution de documents, la rédaction des procès-verbaux, la préparation du lieu de la réunion, les besoins de services de traiteur et le soutien pour la téléconférence.
• Concevoir et produire, avec l’aide des autres membres du personnel, des bulletins, des brochures et des feuilles de renseignements à distribuer.
Tenir à jour du répertoire des parties prenantes du programme (autorités gouvernementales, départements ministériels, secteur privé, et les services en relation avec le programme).
• Gérer le calendrier des réunions et des événements dans le cadre de l'exécution du programme.
• Organiser et participer aux réunions de suivi du programme et rédaction de compte-rendu.
• Appuyer les conseillers en employabilité pour la préparation, l’envoi et la réception des correspondances relatives aux activités du projet.
• Proposer des solutions numériques pour l’amélioration du travail.
• Toutes autres tâches connexes, liées au champ d’intervention du poste, qui lui seraient confiées par son superviseur immédiat.
Gestion administrative des clients
• Inscrire les clients dans les bases de données spécifiques et faire compléter les formulaires selon les modalités opérationnelles du programme.
• Faire des suivis en employabilité pour les nouveaux arrivants, au besoin.
• Rédiger des notes évolutives dans chaque dossier des clients suivis.
• Compiler mensuellement et remettre au personnel approprié tous les rapports, les suivis, les interventions, les statistiques et les résultats des interventions de chaque client selon les modalités du programme.
• Soutenir la mise en place de processus d’organisation des formations, planification des ateliers, des inscriptions, des suivis liés aux différents programmes de formations en ligne.
• Assurer la compilation des données.
• Assister dans l’organisation des activités de réseautage en ligne.
• Soutenir le gestionnaire dans la prospection et la recherche de nouveaux partenaires
• Soutenir les fonctions administratives liés au projet.
EXIGENCES ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
• Diplôme d’études universitaires du premier cycle en administration, sciences économiques, affaires internationales ou toute formation jugée équivalente
• Minimum de deux ans d’expérience en gestion administrative
• Très bon entregent et faire preuve d’empathie
• Excellentes aptitudes en communication en français et en anglais à l’écrite et à l’orale
• Capacité de travailler aussi bien en équipe et de façon autonome
• Sens de l’initiative et bonne gestion du temps
CONNAISSANCES DIVERSIFIÉES
• Bonne connaissance de l’environnement économique de communautés francophones en Ontario, en milieu minoritaire
• Compréhension des dynamiques des communautés multiculturelles et sensibilité aux problèmes sociaux auxquels sont confrontés les immigrants
• Expérience à travailler dans des délais serrés, capacité manifeste de gestion du temps
• Bonne connaissance des outils informatiques et de traitement des données
• Connaissance avancée des logiciels Microsoft Office Suite et Internet
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
• Fortes capacités de communication et bonne écoute
• Sens du service et flexibilité
• Forte éthique et respect de la confidentialité
• Curiosité, envie d’apprendre
• Gestion du temps et indépendance
CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES
• Travailler, occasionnellement, les soirs et les fins de semaine pour répondre aux besoins de la SÉO
• Être appelé à se déplacer fréquemment dans diverses régions de l’Ontario
• Travailler en télétravail à distance du siège social et des membres qui composent son équipe
• Utilisation fréquente de moyens de communication à distance.
RÉMUNÉRATION
Échelle salariale à partir de 58 000 $
Le salaire est fixé selon l’expérience et l’échelle salariale des conditions de travail des employés de la Société Économique de l’Ontario, en plus de bénéficier d’avantages sociaux concurrentiels.
MODALITÉS DE SOUMISSION DES CANDIDATURES
Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation à l’attention de Magalie Joseph par courriel à emplois@seo-ont.ca en indiquant dans l’objet du courriel le titre du poste.
Date limite pour postuler : Le 28 février 2025 inclusivement
Veuillez noter que seules les candidatures envoyées à l’adresse courriel emplois@seo-ont.ca seront considérées.
Pour de plus amples renseignements sur la SÉO, visitez notre site Web au : www.seo-ont.ca.
Les candidatures reçues seront traitées confidentiellement et dans le respect de l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de votre intérêt et désirons vous aviser que nous ne communiquerons qu’avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.